Das Intranet: Mehr als technische Basis – Eine Plattform für das Mitarbeitererlebnis

Das Intranet: mehr als reine Infrastruktur – eine Plattform für das Mitarbeitererlebnis

Das Intranet bildet nach wie vor das digitale Eingangstor moderner Unternehmen. Es dient täglich als Startpunkt für interne Neuigkeiten, Tools, HR-Dokumente, Kollaborationsräume und operative Abläufe. Für IT-Abteilungen steht zwar vor allem die technische Infrastruktur wie Server, Authentifizierung, Sicherheit und Verfügbarkeit im Vordergrund, Kommunikationsabteilungen dagegen betrachten das Intranet als strategischen Kanal für Storytelling, Austausch und Unternehmenskultur. Beide Perspektiven miteinander zu verknüpfen, ist entscheidend: Nur ein optimal genutztes Intranet kann Arbeitsprozesse vereinfachen, die Firmenkultur stärken und die Mitarbeiterbindung erhöhen. Andernfalls droht es, zu einem Sammelplatz veralteter Dateien, ungelesener Mitteilungen und nicht funktionierender Links zu verkommen.

Warum IT und Kommunikation gemeinsam Verantwortung tragen sollten

Traditionell lag die Verantwortung für Intranets bei der IT und deren Budget, was vor allem bei Schwerpunkt auf Technik logisch war. Doch da sich das Intranet zunehmend zur zentralen Plattform für interne Kommunikation und das Mitarbeitererlebnis entwickelt, müssen Kommunikationsabteilungen stärker in Entscheidungsprozesse zu Plattformwahl, Inhaltsstrategie und Governance einbezogen werden.

Beide Bereiche steuern entscheidende Kompetenzen bei: Während IT für Sicherheitsaspekte, Leistung und Integrationen sorgt, gestalten die Kommunikationsverantwortlichen mit ihren redaktionellen Fähigkeiten die Inhalte und fördern die Akzeptanz. Das optimale Modell basiert auf geteilter Verantwortung mit klar abgegrenzten Aufgaben: Die IT betreut Architektur, Zugang, Skalierbarkeit und Systemverknüpfungen, während die Kommunikation Inhalte, redaktionelle Standards, Maßnahmen zur Nutzerbindung sowie Analyseprogramme zur Steigerung des Engagements übernimmt.

Unverzichtbare Funktionen moderner Intranet-Plattformen

Wesentliche Merkmale für ein erfolgreiches Intranet

• Responsives Design und Mobile-First-Ansatz, um auch Mitarbeiter ohne festen Arbeitsplatz oder im Außendienst zu erreichen
• Ein leistungsstarkes Content Management mit mehrstufigen Freigabeprozessen für die Zusammenarbeit vieler Redakteure
• Individuelle Personalisierung und zielgruppenspezifische Nachrichtenbereitstellung für größere Relevanz und bessere Einbindung
• Nahtlose Integration vorhandener Systeme wie Single Sign-On (SSO), HRIS, ServiceNow, Microsoft 365, Slack oder Teams
• Ausgereifte Analysen und Nutzungsstatistiken zur Erfolgsmessung, Suchfunktionalität und Erfassung des Mitarbeiter-Engagements
• Governance-Mechanismen, Versionskontrolle und strukturierende Taxonomiewerkzeuge, um Content-Wildwuchs und Redundanzen zu vermeiden

Funktionen für fortgeschrittene Anforderungen

• Multikanal-Ausspielung: Informationen gleichzeitig per E-Mail, mobile Push-Nachricht, digitale Infoboards und In-App-Mitteilungen
• Schnelle Bereitstellung von Services und Formularen durch Low-Code-Anpassungen und Widgets
• Kontextbasierte Suchfunktionen für fundiertes Wissensmanagement und die Anzeige von Vorzugsinhalten
• Einhaltung von Barrierefreiheitsstandards und Datenschutz – gerade für global tätige Organisationen mit regulatorischen Vorgaben

SharePoint und ServiceNow: Stärken, Grenzen und passende Einsatzszenarien

Oft greifen Unternehmen auf SharePoint oder ServiceNow zurück, da sie Lizenzvorteile und Integrationsmöglichkeiten bieten. Beide Lösungen sind leistungsfähig, bringen jedoch auch bestimmte Einschränkungen mit, wenn sie vorrangig als Kommunikationsplattform genutzt werden.

SharePoint punktet vor allem beim Dokumentenmanagement, in Kollaborationsfunktionen und als gut integriertes Intranet-Framework innerhalb des Microsoft-365-Ökosystems. Fehlt eine klare Governance, drohen jedoch zersplitterte Sites, redundante Inhalte und eine inkonsistente Nutzererfahrung – gerade in Großunternehmen ein häufiges Problem.

ServiceNow glänzt beim Automatisieren von Workflows, IT-Servicemanagement und Servicekatalogen. Seine Stärken liegen in operativer Effizienz und strukturiertem Fallmanagement, allerdings ist die Benutzeroberfläche weniger für redaktionelle Kommunikation oder breites Engagement ausgelegt.

Wer Wert auf ein starkes Mitarbeitererlebnis legt, profitiert oft von spezialiserten Intranet-Lösungen, die gezielt auf redaktionelle Steuerung, Personalisierung und multikanale Kommunikation ausgerichtet sind. Dennoch bleibt der Einsatz von SharePoint oder ServiceNow dann interessant, wenn Dokumentenkontrolle, tiefe Systemintegration oder standardisierte Serviceabläufe im Mittelpunkt stehen.

Marktrelevanz und Einsatzempfehlungen

• SharePoint eignet sich besonders, wenn das Nutzenpotenzial im Dokumentenmanagement, in Office-Integrationen oder unternehmensweiten Portalen liegt.
• ServiceNow empfiehlt sich, wenn Prozessautomatisierung, Vorfallmanagement und Servicebereitstellung im Fokus stehen.
• Eine speziell entwickelte Intranet-Plattform ist die beste Wahl, wenn interne Kommunikation, Mitarbeiterbindung, Content-Personalisierung und multikanale Distribution im Vordergrund stehen.

Die steigende Nutzung moderner Intranet-Lösungen spiegelt den Trend wider, dass Unternehmen digitale Arbeitsplatzplattformen suchen, die Zusammenarbeit, Kommunikation und Services in einer Lösung bündeln. Ziel ist es, Redundanzen zu vermeiden und die Gesamtkosten durch integrierte Kanäle zu senken.

Betriebliche Vorteile und Return on Investment

Ein effektiv eingeführtes Intranet verkürzt Suchzeiten, senkt wiederkehrende HR-Anfragen, sorgt für eine bessere Einhaltung aktueller Unternehmensrichtlinien und verbessert das Mitarbeiterengagement messbar. Der ROI zeigt sich etwa in weniger Support-Anfragen, zügigerem Onboarding, wirksameren internen Kampagnen und höherer Produktivität dank optimierter Wissensfindung und geringerer Recherchezeiten.

Einsatzszenarien: Wo das Intranet echten Mehrwert stiftet

• Unternehmensweite Mitteilungen sowie Kommunikation durch die Geschäftsleitung
• Self-Service-Portale für HR-Themen wie Mitarbeiterleistungen, Richtlinien und Formulare
• Wissensdatenbanken und durchsuchbare Policy-Archive zur Einhaltung von Vorgaben
• Teamarbeitsbereiche für Projektarbeit und interdisziplinäre Koordination
• Mobile Apps für Außendienstteams und verteilt arbeitende Belegschaften

Governance, Analytik und nachhaltige Weiterentwicklung

Mit dem initialen Launch eines Intranets ist nur der erste Schritt getan. Es ergeben sich wesentliche Fragen für den Regelbetrieb: Wer verantwortet die tagesaktuellen Inhalte? Wer misst das Engagement und prüft die Nutzbarkeit? Wer sorgt angesichts von Nutzerfeedback und Analyseergebnissen für die kontinuierliche Verbesserung? Üblicherweise übernimmt die interne Kommunikation die redaktionelle Leitung, während die IT für Plattformbetrieb, Sicherheitsaspekte und Systemintegrationen zuständig bleibt.

Klare Governance-Strukturen, definierte Service Levels (SLAs) und eine Strategie für fortlaufende Optimierung bewahren das Intranet vor Stillstand. Analytik – etwa zu aktiven Nutzern, erfolgreichen Suchen, Klickzahlen und Verweildauer – liefert wertvolle Orientierung für die weitere Inhaltsplanung und Funktionsentwicklung.

Geteilte Verantwortung – gemeinsamer Erfolg

Die erfolgreichsten Intranets entstehen aus echter partnerschaftlicher Zusammenarbeit von IT und Kommunikation. Die IT sichert eine stabile, skalierbare Plattform mit allen erforderlichen Integrationen und der nötigen Performance. Die Kommunikationsabteilung sorgt durch gezielte Inhalte, anwenderorientiertes Design und Einführungsmaßnahmen dafür, dass das Intranet zum festen Bestandteil des Arbeitsalltags wird.

Fazit: Ein Intranet ist viel mehr als nur Software – es ist eine strategische Plattform für interne Kommunikation, Mitarbeiterbindung und das gesamte Arbeitserlebnis, die gemeinschaftliche Entscheidungen verlangt. Wenn IT und Kommunikation ihre Zuständigkeiten definieren, in Governance investieren und die für ihre Zielsetzung passende Plattform auswählen, wird das Intranet zum Wettbewerbsvorteil für Unternehmensklima, Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit.